PTA活動に５W２Hを活用してみた
前回更新してから、すこし時間が空いてしまいました。
春は役員決めの季節。PTAに関するニュース記事をちらほら見かけます。ネットニュースには感想欄みたいのがあってそこに「PTAなんかいらない！」そう言った意見が多くて、気持ちはわからなくはないけど……。PTAにしても否定する人にしても、互いに理解しようとする姿勢って大事ですね。とまあ、ズーンと落ちこんで、ちょっと現実逃避していた昨今。
トッキュウジャーとかキュウレンジャーを見て、元気と勇気をいただいてきました☆息子も好きで、親子で一緒に楽しめるのがホント楽しい！
――と、特撮について熱く語ってしまいそうなので、本題に入ります。
前回スケジュールを作成し、PTA活動をざっくりと把握。今度は、曖昧なところを具体的に理解するために私は「５W２H」を活用したお話です。
「５W２H」とは？
When(いつ)
Where(どこで)
Who(だれと)
What(なにを)
Why(なぜ)
How(どうやって)
How Much(いくらで)
どんな活動かまとめるとき「５W２H」を活用すると、その活動の意味、どういった活動なのかハッキリとします。
たとえば、PTAの全体を５W２Hで表すと…
When(いつ)=2017年4月1日から2018年3月31日の１年間
Where(どこで)=〇×小学校
Who(誰が)=本会の会員、〇×小学校の児童の保護者や教職員など
What(なにをする)=学校における教育環境の整備、第三者の目として学校を監督、教育の振興など
Who(なぜ)=子どもたちが健やかに育つための環境づくり
How(どうやって)=役員を選出し、PTA全体を統括。目標達成のため活動する
HowMuch(いくらで)=PTA予算、会員の人数×会費
……みたいな感じでしょうか？
ざっくりとしたPTAについての説明になりましたね。
それでは、つぎにPTAの活動についてさらに細かく見ていきましょう。多くのPTAがやっている奉仕作業。
学校の清掃ボランティアを５W２Hで表すと…
When(いつ)=年3回。5月、9月、2月
Where(どこで)=〇×小学校
Who(誰が)=参加できる本会の会員、美化委員主導
What(なにをする)=教育環境の整備、側溝掃除、ゴミ拾い、草ぬき
Who(なぜ)=子どもたちが快適に過ごすために、日ごろ使っている場所を清掃。清掃しながら、保護者の目で校内の安全確認をしてもらいたい。子どもにボランティア活動を見せる機会としても。保護者間で交流を持ってもらう機会にもなる
How(どうやって)=作業日1カ月前に手紙配布、参加を呼びかける。当日は美化委員さん主導で作業を進め、ゴミは学校で処分してもらう。
HowMuch(いくらで)=ゴミ袋代○○円、掃除道具は学校のモノを借りる
……こんな感じでしょうか。
清掃奉仕作業の全体図といった感じですね。
ざっくりですけど、これを見ると
年3回も必要か？
なぜ5月、9月、2月？
PTAで掃除する目的が会員に伝わっている？
いろいろと検討がしやすくなります！
活動によって違ってきますが、私は５W２Hの中でもとくにWho(なぜ)は重要だと思っています。
Whoがない――
なんでやっているかわからないけど、とりあえずやっている活動なのでしょう。やらなくていい活動ということが明確。
Whoがある――
Whoの理由によって、活動に納得して参加できるかが決まります。なんでこんなことするんだろうそう思って活動するとやらされ感が出ますが、このための活動だと納得して活動するのではやはり気持ちが違います。まあ、もし理由があっても、その活動じゃないとダメなの？ということもあるでしょう。そんなときは、やめることも視野に入れて考えようと思えます。
活動内容を「５W２H」で書くことによって活動が把握しやすく、それに加えて、その活動が必要かどうか判断するうえでもわかりやすい！
なんでこんなことするの？
そう聞かれてもコレが頭に入っていれば、人に説明しやすいのです～。
何をすればいいかわからない！まずは、情報整理から始めてみた
PTA活動の引き継ぎをしたものの、やることが多すぎて……
すっごく不安になりました！
校内活動、校外活動、地域協力、人権研修、施設の利用ｅｔｃ
PTA活動というものを漠然と理解して余計に不安になったんです。
自分にできる？
何から始めたらいい？
そう！わからない！
なので、まずは情報を整理することから始めました。
① 前年の年間活動をざっくりとまとめてみた
まず、前年の活動を整理することから始めました。学校行事、PTA活動校内、PTA活動校外の３つにわけて、前年の資料を見ながらざっくりとした年間スケジュール表を作成。スケジュール表といっても簡単なもので、学校行事は４月に入学式、５月に遠足、PTA活動なら４月に入学式の手伝い、PTA総会など、ほんとざっくりと書くだけです。
でも、それを見るだけで「年度初めは忙しい」「９月は運動会や祭りなどイベントが多い」「１１月は活動が少ない」といった、PTA活動の流れがわかります。
② 月ごとの活動を確認してみる
１年の間に何をするのかざっくり理解したら、今度は月ごとに何をするのか確認してみました。４月のPTA活動は、入学式のお手伝い、委員会を決め、PTA総会……さて、これってどうやるんだろう？ ――そう、わからないこと発見です！
いま大事なことを言ったので、２回言いますね。
わからないこと発見です！
「わからないことが、わかること」
これは漠然とした不安を吹き飛ばす大事なポイントです！
かの文豪・芥川龍之介も「ぼんやりした不安」を抱えていて、そのことを遺書に綴り自殺しましたが、不安だけどどうして不安かわからないという状態はとってもストレスフル。何が不安なのか、何がわからないかを、はっきりしないと不安はどんどん大きくなっていきます。
何からしていいかわからない
↓ ↓ ↓
不安！不安！不安！だから……
↓ ↓ ↓
やるべきことを明確にする！
年間スケジュールを作成し、月ごとのスケジュールをチェックすると、やるべきことが見え、わからないことが具体的に見えてきます。わからないことがわかったら、調べて対策をすればいいんです。
とまあ、大量の宿題に途方にくれていた私ですが、まずはスケジュールをたてて、提出期限の近いものから手をつけていくことにしました。
では、次回は「PTA活動に５Ｗ２Ｈを活用した話」をしたいと思います
未経験者だらけのPTA役員!もっとラクにやりたいね
新旧役員の引き継ぎのつづきです
PTA役員の引き継ぎが終わり…
「肩の荷がおりたわぁ～」
スッキリとした表情で退出した前年度役員さんたち。
残された新年度の役員はぐったり。ため息しか出てきませんでした。私をふくめ新年度役員に選ばれたメンバーは役員未経験者ばかり
「大変だとは聞いていたけど…」
「聞いてたのと違う…」
不安！不安しかありませんでした！
PTA役員に選出する前に、PTA役員がどんな活動をするのか説明がありました。が、そのときに説明された活動内容はほんの一部だったことが引き継ぎでわかるんです。実際は、聞いていた説明をはるかに上回る量の活動があって……。
選出前に聞いていたら、誰もやらないでしょうね☆
いやはや、
笑えない。
PTAにはいいところもあるのに、こんなやり方じゃデメリットしか感じない！
私はPTAというプレッシャーに耐え切れず胃薬を買いに行きましたが、他の方も夢に見たとか、気が焦るとか、みんな不安を感じておりました。
不安ばかりのPTAでしたが、役員となったメンバーはみなさんいい人ばかりだったことはラッキーでした。
前に紹介したPTA本部役員選出集会で「小さいお子さんがいる人は大変でしょ」「仕事に支障をきたしてまでやるもんじゃないわ」と、最後まで残ったファイナリストたちですからね。こんなにやることが多いとは思わないよね！だまされたね！お人好しめ！
引き継ぎが終わり、新年度の役員たちが集まって最初に決めたこと。
それは、
PTAの方向性！
① 子どもたちのために、もっともっとPTA活動しよう！
② PTA活動内容を見直して、ムダは減らそう！
そして、もっとも多くのPTAが採用しているであろう――
③ よくわかんないから、前年通りにやろう！
新旧役員の引き継ぎが３月にあって、４月にはもうPTAを取り仕切らなければなりません。これまでどうやってきたか理解するのでいっぱいいっぱいで、これからどうしていくかをじっくり話し合う時間や余裕はないのです。だから、前年踏襲。毎年、同じことをやるのが簡単なんですよね。
でもね、私たちは違いますよ！
④ よくわかんないけど、ラクにしよう！
この方向性でいくことになりました。できる自信がないからこその方向性。
新年度役員の中には私も含め、仕事している人、介護している人もいて、みんな子どもがいます。優先すべきはそっち。このままできる自信もないなぁ～という気持ちをさりげない感じ話したら、もっとラクにしたいね～となったんです。
PTA役員になりたくてなったというより、やる人がいなかったから役員になった人ばかりだったからこそですかね。ひとまず賛同してもらえて、ホッと一安心。
今度は、右も左もわからない！(仮)を紹介したいと思います。
ちなみに、わたしの愛用胃薬は
『ブスコパンA錠』です。
ストレスで胃腸がキリキリするときに飲んでいます。セルフメディケーション税制対象商品になったのでラッキー！
